Kebijakan Privasi Fynix AI

Tanggal Berlaku: 13 Februari 2026  ·  Terakhir Diperbarui: 9 Juli 2026

1.Pendahuluan

Selamat datang di Fynix AI ("kami"). Kami berkomitmen untuk melindungi privasi Anda dan memastikan data pribadi Anda ditangani secara aman dan bertanggung jawab. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, mengungkapkan, dan melindungi informasi pribadi Anda saat Anda mengunjungi situs web kami, mendaftarkan minat Anda pada produk kami, atau menggunakan layanan kami — termasuk Fynix AI Reception, layanan resepsionis pelanggan bertenaga AI yang digunakan bisnis untuk menerima dan menanggapi pesan dari pelanggan mereka melalui WhatsApp menggunakan WhatsApp Business Platform yang disediakan oleh Meta Platforms, Inc. ("Meta").

Dengan mengakses atau menggunakan situs web dan/atau layanan kami, Anda menyetujui ketentuan Kebijakan Privasi ini serta pengumpulan, penggunaan, dan pengungkapan informasi Anda sebagaimana dijelaskan di sini.

2.Ruang Lingkup Kebijakan Ini dan Peran Kami

Kebijakan ini berlaku untuk tiga kelompok individu:

• Pengunjung: individu yang menjelajahi situs web kami atau mengirimkan formulir pertanyaan.
• Pelanggan Bisnis: bisnis, beserta personel resmi mereka, yang mendaftar atau menggunakan layanan kami.
• Pengguna Akhir (End User): individu yang berkomunikasi dengan Pelanggan Bisnis melalui WhatsApp atau kanal pesan lain yang terhubung ke layanan kami.

Bila kami menentukan tujuan dan cara pemrosesan — seperti untuk data pribadi Pengunjung dan Pelanggan Bisnis — kami bertindak sebagai organisasi yang bertanggung jawab atas data tersebut berdasarkan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi Singapura 2012 ("PDPA") dan, jika berlaku, sebagai pengendali data (data controller) berdasarkan Peraturan Perlindungan Data Umum Uni Eropa ("GDPR").

Bila kami memproses data Pengguna Akhir (seperti pesan WhatsApp dan catatan pelanggan yang dihasilkan darinya) atas nama Pelanggan Bisnis, kami bertindak sebagai perantara data (data intermediary, PDPA) atau pemroses data (data processor, GDPR). Dalam hal ini, Pelanggan Bisnis bertanggung jawab untuk memberikan pemberitahuan privasinya sendiri kepada Pengguna Akhir dan menetapkan dasar hukum pemrosesan. Jika Anda adalah Pengguna Akhir, silakan sampaikan pertanyaan dan permintaan privasi kepada bisnis yang berkomunikasi dengan Anda; kami akan membantu bisnis tersebut menanggapinya, sebagaimana dijelaskan pada Bagian 9 dan 11.

Perjanjian Pemrosesan Data Tertulis yang Wajib

3.Data Pribadi yang Kami Kumpulkan

a. Informasi yang Anda Berikan:

• Informasi kontak (nama, email, nomor telepon, nama perusahaan, jabatan) saat Anda mendaftar newsletter, demo, akses awal, atau dukungan.
• Informasi akun dan profil bisnis (nama bisnis, industri, jam operasional, deskripsi layanan) yang diberikan Pelanggan Bisnis saat menyiapkan layanan kami.
• Informasi lain apa pun yang Anda kirimkan melalui formulir, survei, umpan balik, atau komunikasi dengan kami.

b. Informasi yang Dikumpulkan Secara Otomatis:

• Data Penggunaan: Halaman yang Anda kunjungi, waktu yang dihabiskan, klik, durasi sesi, alamat IP, jenis browser, perangkat, sistem operasi.
• Cookie dan Teknologi Pelacakan: Kami menggunakan cookie, web beacon, dan alat serupa untuk mengumpulkan informasi guna analitik, keamanan situs, dan konten yang dipersonalisasi.

c. Sumber Pihak Ketiga:

Kami dapat menerima informasi tentang Anda dari mitra, media sosial, atau penyedia pemasaran, terutama jika Anda berinteraksi dengan kami melalui platform tersebut.

d. Informasi dari WhatsApp Business Platform (Data Platform Meta):

Ketika Pelanggan Bisnis menghubungkan WhatsApp Business Account-nya ("WABA") ke layanan kami — termasuk melalui alur Embedded Signup Meta — kami menerima dan memproses hal berikut atas nama Pelanggan Bisnis tersebut, melalui WhatsApp Business Platform (Cloud API) dan webhook-nya:

• Data pesan: konten, lampiran, cap waktu, dan status pengiriman pesan yang dipertukarkan antara Pelanggan Bisnis dan Pengguna Akhirnya melalui WhatsApp.
• Pengenal Pengguna Akhir: nomor telepon dan nama profil WhatsApp Pengguna Akhir yang mengirim pesan kepada Pelanggan Bisnis.
• Data akun bisnis: WABA ID, ID nomor telepon, nama tampilan, template pesan, peringkat kualitas dan metadata akun terkait, serta kredensial akses (token) yang diperlukan untuk mengoperasikan akun.

Kami menerima dan menangani data tersebut tunduk pada ketentuan Meta yang berlaku, sebagaimana dijelaskan pada Bagian 7.

4.Bagaimana Kami Menggunakan Informasi Anda

Kami menggunakan data pribadi Anda untuk tujuan berikut:

• Menyediakan, memelihara, dan meningkatkan layanan kami.
• Menanggapi pertanyaan, permintaan, atau kebutuhan dukungan Anda.
• Mengirimkan komunikasi seperti newsletter, pembaruan, dan penawaran promosi.
• Mempersonalisasi pengalaman Anda dan konten yang kami sajikan kepada Anda.
• Menganalisis penggunaan situs, memecahkan masalah, serta mencegah penipuan atau masalah keamanan.
• Mematuhi kewajiban hukum dan menegakkan hak-hak kami.

Sehubungan dengan WhatsApp Business Platform, kami menggunakan Data Platform Meta semata-mata untuk menyediakan dan meningkatkan layanan yang diminta oleh Pelanggan Bisnis terkait, termasuk untuk:

• Menerima, merutekan, dan menampilkan pesan Pengguna Akhir di dasbor Fynix milik Pelanggan Bisnis.
• Menghasilkan balasan otomatis berbantuan AI, pemesanan janji temu, dan catatan pelanggan atas nama Pelanggan Bisnis.
• Membuat dan mengelola template pesan WhatsApp serta memantau kualitas pesan dan kesehatan akun.
• Memproses teks lengkap, lampiran media, dan konteks pesan Pengguna Akhir WhatsApp melalui model AI besar yang diotorisasi untuk menghasilkan balasan otomatis yang disesuaikan, alur penjadwalan janji temu, dan catatan pelanggan terstruktur.

Kami tidak menjual Data Platform Meta, tidak menggunakan konten pesan WhatsApp untuk membangun profil iklan, dan tidak menggunakan data tersebut untuk tujuan apa pun yang tidak terkait dengan penyediaan dan peningkatan layanan yang diminta Pelanggan Bisnis.

5.Dasar Hukum Pemrosesan

Singapura (PDPA)

Kami mengumpulkan, menggunakan, dan mengungkapkan data pribadi Anda dengan mengandalkan dasar hukum berikut berdasarkan PDPA:

• Persetujuan Tegas (Explicit Consent): Untuk email pemasaran, cookie analitik non-esensial, dan pemrosesan riwayat obrolan AI yang tidak terkait dengan kinerja layanan; Anda dapat menarik persetujuan kapan saja tanpa penalti.
• Persetujuan Tersirat (Deemed Consent): Hanya berlaku bila Anda secara sukarela memulai pertanyaan bisnis, permohonan demo, atau percakapan WhatsApp dengan pelanggan bisnis kami, dan orang yang wajar akan mengharapkan kami memproses data Anda untuk menanggapi permintaan Anda. Anda tetap berhak menolak pemrosesan tersebut kapan saja dengan menghubungi Petugas Perlindungan Data kami.
• Diperlukan untuk Pelaksanaan Kontrak: Memproses data pengunjung, pelanggan bisnis, dan pengguna akhir WhatsApp untuk menyampaikan layanan SaaS resepsionis Fynix AI.
• Kepatuhan terhadap Kewajiban Hukum: Pemrosesan yang diwajibkan oleh regulasi, pajak, atau perintah pengadilan Singapura.
• Kepentingan Bisnis yang Sah: Optimalisasi layanan internal, pencegahan penipuan, dan keamanan sistem, sepanjang kepentingan tersebut tidak mengesampingkan hak privasi Anda.

Uni Eropa (GDPR)

Kami menerapkan dasar hukum terpisah untuk setiap kategori aktivitas pemrosesan sebagai berikut:

• Persetujuan (Pasal 6(1)(a) GDPR): Mengirim newsletter pemasaran, memasang cookie pelacakan non-esensial, menyimpan catatan obrolan WhatsApp untuk analitik AI non-wajib. Anda dapat menarik persetujuan kapan saja dengan efek langsung.
• Pelaksanaan Kontrak (Pasal 6(1)(b) GDPR): Mengumpulkan informasi akun pelanggan bisnis, menerima dan merutekan pesan WhatsApp, menghasilkan balasan otomatis AI untuk memenuhi perjanjian layanan SaaS kami dengan pelanggan bisnis.
• Kepentingan yang Sah (Pasal 6(1)(f) GDPR): Pemantauan keamanan sistem, pemecahan masalah kegagalan layanan, iterasi produk internal, dan pemeriksaan anti-penipuan. Pernyataan Penyeimbangan Kepentingan yang Sah: Kami telah melakukan uji penyeimbangan dampak perlindungan data sebelum pemrosesan tersebut. Kepentingan bisnis kami dalam memelihara layanan SaaS yang aman dan stabil tidak mengesampingkan hak privasi fundamental Anda, dan kami membatasi penyimpanan serta akses data pada ruang lingkup minimum yang diperlukan untuk melindungi kepentingan Anda.
• Kewajiban Hukum (Pasal 6(1)(c) GDPR): Pemrosesan yang diwajibkan oleh otoritas regulasi UE, putusan pengadilan, atau aturan pelaporan keuangan lintas negara.

6.Pembagian & Pengungkapan Data

Kami dapat membagikan data Anda dengan:

• Penyedia Layanan: Vendor pihak ketiga yang mendukung operasi kami (mis. hosting, analitik, CRM, platform pemasaran, dan penyedia model AI yang memproses konten pesan untuk menghasilkan balasan otomatis).
• Meta Platforms: Pesan yang dikirim dan diterima melalui WhatsApp ditransmisikan melalui WhatsApp Business Platform Meta, dan data akun terkait dibagikan kepada Meta sejauh diperlukan untuk mengoperasikan layanan. Meta memproses data tersebut sesuai dengan ketentuan dan kebijakan privasinya sendiri.
• Pelanggan Bisnis: Jika Anda adalah Pengguna Akhir, bisnis yang Anda ajak berkomunikasi dapat mengakses percakapan Anda dan catatan pelanggan yang dihasilkan darinya.
• Afiliasi atau Anak Perusahaan: Untuk tujuan bisnis internal.
• Otoritas Hukum atau Regulasi: Jika diwajibkan oleh hukum, peraturan, atau perintah pengadilan.
• Dalam Hal Pengalihan Bisnis: Seperti merger, akuisisi, atau penjualan aset.

Kami mewajibkan semua pihak ketiga untuk melindungi data pribadi dan menggunakannya hanya untuk tujuan yang kami izinkan.

7.WhatsApp Business Platform & Data Platform Meta

Kami beroperasi sebagai penyedia teknologi independen pada WhatsApp Business Platform. Penerimaan dan penggunaan data dari Meta ("Data Platform Meta") oleh kami mematuhi Meta Platform Terms, Meta Developer Policies, dan WhatsApp Business Terms of Service. Secara khusus:

• Kami menggunakan Data Platform Meta hanya sebagaimana dijelaskan pada Bagian 4, dan menyimpannya hanya selama diperlukan untuk tujuan tersebut.
• Kami melindungi kredensial akses (token) dan Data Platform Meta dengan langkah teknis dan organisasi sebagaimana dijelaskan pada Bagian 12.
• Jika Pelanggan Bisnis memutus koneksi WABA-nya dari layanan kami, mencabut otorisasi akses Meta API kami, atau mengakhiri akun Fynix AI-nya, kami akan menghapus secara permanen seluruh Data Platform Meta terkait (termasuk konten obrolan WhatsApp, nomor telepon pengguna akhir, dan metadata WABA) dalam 30 hari kalender sejak tanggal pemutusan koneksi, sesuai dengan kebijakan penyimpanan data Meta WhatsApp Cloud API. Kami hanya akan memperpanjang jangka waktu penghapusan tersebut jika hukum lokal yang wajib atau perintah pengadilan mengharuskan kami menyimpan data, dan kami akan memberikan sertifikasi penghapusan data tertulis resmi kepada Pelanggan Bisnis terkait atas permintaan setelah penghapusan penuh.
• Kami akan menghapus Data Platform Meta atas permintaan yang sah dari Meta atau dari Pelanggan Bisnis terkait, dan kami akan menyertifikasi penghapusan tersebut bila diperlukan.

WhatsApp dan Meta adalah merek dagang Meta Platforms, Inc. Fynix AI tidak didukung oleh, atau berafiliasi dengan, Meta selain dalam perannya sebagai penyedia teknologi independen yang menggunakan WhatsApp Business Platform.

8.Cookie dan Pelacakan

Kami memasang dua kategori cookie dan alat pelacakan di situs web resmi kami:

• Cookie yang Benar-Benar Diperlukan: Wajib untuk login situs, akses dasbor, dan fungsi layanan dasar; cookie ini tidak dapat dinonaktifkan dan tidak memerlukan persetujuan pengguna terpisah.
• Cookie Non-Esensial (analitik, pemasaran, konten yang dipersonalisasi): Hanya diaktifkan setelah Anda memberikan persetujuan terpisah yang tegas melalui alat pengaturan cookie pop-up kami. Anda dapat mengubah, membatasi, atau menarik sepenuhnya persetujuan untuk cookie non-esensial kapan saja melalui panel Pengaturan Cookie situs web kami atau kontrol browser lokal Anda. Menonaktifkan cookie non-esensial tidak akan memblokir akses layanan inti tetapi dapat mengurangi konten yang dipersonalisasi dan fungsi analitik.

9.Hak-Hak Anda

Bergantung pada lokasi Anda, Anda mungkin memiliki hak tertentu terkait data pribadi Anda — termasuk berdasarkan PDPA (Singapura), GDPR (UE), atau CCPA (California):

• Akses: Meminta salinan data yang kami simpan.
• Koreksi: Memperbarui data yang tidak akurat atau tidak lengkap.
• Penghapusan: Meminta penghapusan data pribadi Anda.
• Keberatan atau Pembatasan: Menolak atau membatasi cara data Anda diproses.
• Portabilitas Data: Menerima salinan data Anda yang dapat dipindahkan.
• Menarik Persetujuan: Kapan saja untuk pemrosesan yang didasarkan pada persetujuan.

Untuk menggunakan hak-hak ini, silakan hubungi kami melalui detail di bawah. Kami dapat meminta verifikasi identitas sebelum memproses.

Jika Anda adalah Pengguna Akhir, silakan sampaikan permintaan Anda kepada bisnis yang Anda ajak berkomunikasi, yang bertanggung jawab atas data Anda sebagaimana dijelaskan pada Bagian 2. Kami akan mendukung bisnis tersebut dalam menanggapi permintaan Anda sebagaimana diwajibkan oleh hukum yang berlaku dan perjanjian kami.

10.Penyimpanan Data

Kami menyimpan informasi pribadi Anda hanya untuk jangka waktu tetap sebagaimana ditentukan di bawah, kecuali jangka waktu penyimpanan yang lebih lama diwajibkan oleh hukum yang berlaku, perintah pengadilan, atau persyaratan regulasi:

11.Penghapusan Data

Anda dapat meminta penghapusan data pribadi Anda sebagai berikut:

• Pelanggan Bisnis: Anda dapat menghapus percakapan dan catatan pelanggan secara individual dari dalam dasbor Fynix Anda, atau meminta penghapusan seluruh akun beserta data terkaitnya dengan menghubungi kami melalui detail pada Bagian 16. Memutus koneksi WhatsApp Business Account Anda dari Fynix — termasuk dengan menghapus akses Fynix di pengaturan Meta Business Anda — akan memicu penghapusan Data Platform Meta terkait dalam 30 hari, sebagaimana dijelaskan pada Bagian 7.
• Pengguna Akhir: Silakan hubungi bisnis yang Anda ajak berkomunikasi untuk meminta penghapusan data percakapan dan catatan pelanggan Anda. Anda juga dapat menghubungi kami langsung melalui detail pada Bagian 16; kami akan memberi tahu dan membantu bisnis terkait dalam memenuhi permintaan Anda.
• Pengunjung: Anda dapat meminta penghapusan data pertanyaan dan pemasaran dengan menghubungi kami melalui detail pada Bagian 16.

Kami akan mengonfirmasi permintaan penghapusan dan menyelesaikan penghapusan dalam jangka waktu yang diwajibkan oleh hukum yang berlaku, dan kami akan memberi tahu Anda jika kewajiban hukum mengharuskan kami menyimpan data tertentu.

12.Keamanan

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang sesuai untuk melindungi data pribadi Anda dari akses, perubahan, pengungkapan, atau perusakan yang tidak sah.

Kontrol yang kami terapkan meliputi:

• Enkripsi saat transit dan saat disimpan
• Kontrol akses berbasis peran
• Penyimpanan kredensial akses yang aman dalam sistem manajemen kunci terkelola
• Pengujian dan pemantauan keamanan secara berkala

Namun, tidak ada metode transmisi melalui internet atau penyimpanan elektronik yang 100% aman.

Mekanisme Notifikasi & Respons Pelanggaran Data

• Respons Insiden Internal: Kami memelihara tim respons pelanggaran data resmi untuk mendeteksi, membendung, dan menyelidiki setiap akses, pengungkapan, perubahan, atau perusakan data pribadi yang tidak sah.
• Jangka Waktu Notifikasi: (1) Berdasarkan PDPA: Jika pelanggaran data yang melibatkan data pribadi Pengguna Akhir terjadi saat kami bertindak sebagai perantara data, kami akan memberi tahu Pelanggan Bisnis terkait (pengendali data) dalam 24 jam sejak pelanggaran ditemukan, serta menyediakan semua bukti yang diperlukan bagi pengendali untuk melapor ke Personal Data Protection Commission (PDPC) Singapura bila perlu. (2) Berdasarkan GDPR: Bila pelanggaran menimbulkan risiko tinggi terhadap hak subjek data UE, kami akan memberi tahu otoritas pengawas terkait dalam 72 jam setelah mendeteksi pelanggaran, dan membantu pengendali data untuk memberi tahu pengguna akhir yang terdampak tanpa penundaan yang tidak semestinya.
• Pencatatan Pelanggaran: Kami memelihara log tertulis lengkap atas semua insiden pelanggaran data, termasuk akar penyebab, ruang lingkup dampak, tindakan perbaikan yang diambil, dan catatan notifikasi, yang disimpan minimum 5 tahun.

Data Pribadi Kategori Khusus

Bila pesan obrolan WhatsApp yang ditransmisikan ke platform kami memuat data pribadi kategori khusus (termasuk informasi kesehatan, detail pembayaran finansial, dokumen identitas pemerintah, data biometrik), kami menerapkan kontrol perlindungan yang ditingkatkan: enkripsi ujung-ke-ujung untuk transmisi, folder penyimpanan terenkripsi yang terisolasi, dan nol akses staf tanpa otorisasi tanpa persetujuan ganda administrator.

Kami melarang Pelanggan Bisnis mengunggah template pesan WhatsApp yang dirancang untuk secara aktif mengumpulkan data kategori khusus tanpa persetujuan tegas pengguna akhir yang terpisah yang diperoleh oleh Pelanggan Bisnis terkait sebagai pengendali data. Kami berhak menangguhkan koneksi WABA terkait jika kami mendeteksi pengumpulan massal data kategori khusus yang tidak sah.

13.Transfer Internasional

Data Anda dapat diproses di yurisdiksi di luar negara tempat tinggal Anda (mis. server atau penyedia layanan kami di negara lain). Saat mentransfer data pribadi secara internasional, kami mengandalkan keputusan kecukupan (adequacy decision), klausul kontrak standar (standard contractual clauses), atau mekanisme sah lainnya untuk memastikan perlindungan hak-hak Anda, dan kami mengambil langkah untuk memastikan standar perlindungan yang sebanding dengan PDPA. Bagi pengguna di Indonesia, data pribadi Anda disimpan dan diproses pada server yang aman di Singapura; dengan menggunakan layanan kami, Anda menyetujui transfer lintas negara tersebut sesuai dengan Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi Indonesia (UU No. 27 Tahun 2022).

14.Privasi Anak

Layanan kami tidak ditujukan bagi individu di bawah usia 13 tahun, atau usia minimum yang lebih tinggi sebagaimana diwajibkan di yurisdiksi Anda. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi dari anak di bawah umur. Jika kami mengetahui adanya pengumpulan tersebut, kami akan menghapus data tersebut segera.

15.Pembaruan Kebijakan Ini

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mencerminkan perubahan dalam praktik, persyaratan hukum, atau operasi bisnis kami. Tanggal "Terakhir Diperbarui" di bagian atas akan mencerminkan revisi terbaru. Perubahan signifikan akan dikomunikasikan melalui situs web atau kanal lain.

Notifikasi Aktif untuk Perubahan Material

Jika kami membuat perubahan material pada Kebijakan Privasi ini (termasuk penyesuaian ruang lingkup pengumpulan data, aturan transfer lintas negara, jangka waktu penyimpanan data, atau hak privasi pengguna akhir), kami akan secara aktif memberi tahu semua Pelanggan Bisnis terdaftar melalui email resmi setidaknya 14 hari kalender sebelum kebijakan yang direvisi berlaku, dan menampilkan pengingat pop-up yang menonjol di dasbor SaaS kami saat login. Revisi administratif kecil hanya akan diperbarui melalui tanggal "Terakhir Diperbarui" di bagian atas dokumen ini tanpa notifikasi aktif terpisah.

16.Cara Menghubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan, keluhan, atau permintaan terkait Kebijakan Privasi ini atau praktik privasi kami — termasuk permintaan akses, koreksi, penghapusan, pembatasan, atau portabilitas data yang ditujukan kepada Petugas Perlindungan Data (DPO) kami — Anda dapat menghubungi DPO kami melalui kanal berikut:

Tanggung Jawab Inti DPO:

• Mengawasi kepatuhan penuh terhadap PDPA Singapura, GDPR UE, dan CCPA di seluruh aktivitas pemrosesan data Fynix AI;
• Menerima, memverifikasi, dan menanggapi semua permintaan hak privasi subjek data dalam jangka waktu yang ditetapkan undang-undang;
• Mengoordinasikan penyelidikan pelanggaran data, komunikasi regulasi, dan penilaian dampak perlindungan data (DPIA) secara berkala;
• Menyelenggarakan pelatihan kepatuhan data internal secara berkala bagi semua staf Fynix AI yang memiliki izin akses data.